Ein ERP-System ist eine Unternehmenssoftware, die Aufträge, Einkauf, Lager, Buchhaltung und weitere Bereiche auf einer gemeinsamen Datenbasis verbindet. ERP steht für Enterprise Resource Planning. Der Grundgedanke: Jede Information wird einmal erfasst und steht dann überall zur Verfügung. Ob sich das für ein kleines Unternehmen lohnt, hängt von Ihren Abläufen ab.
Was ist ein ERP-System genau?
Stellen Sie sich vor, ein Kunde bestellt. Im Verkauf entsteht der Auftrag, das Lager reserviert die Ware, der Einkauf bestellt fehlendes Material nach, die Buchhaltung schreibt die Rechnung. In einem ERP-System greifen diese Schritte auf dieselben Daten zu: dieselbe Kundennummer, dieselbe Artikelnummer, denselben Bestand. Ändert sich etwas, sehen es alle Bereiche sofort.
Ohne ERP arbeitet jeder Bereich oft mit eigenen Listen. Dann müssen Daten mehrfach eingegeben werden, und Zahlen weichen voneinander ab. Das ERP-System soll genau diese Doppelarbeit und die Widersprüche beseitigen.
Welche Module hat ein ERP-System?
ERP-Systeme sind aus Modulen aufgebaut, die Sie nach Bedarf nutzen. Die folgende Tabelle zeigt übliche Bausteine.
| Modul | Aufgabe | Wichtig, wenn … |
|---|---|---|
| Verkauf und Aufträge | Angebote, Aufträge, Lieferscheine | Sie viele Bestellungen abwickeln |
| Einkauf | Bestellungen, Lieferanten, Wareneingang | Sie Material oder Handelsware beschaffen |
| Lager | Bestände, Lagerorte, Chargen, Seriennummern | Sie Ware vorrätig halten |
| Produktion | Stücklisten, Fertigungsaufträge, Kapazitäten | Sie Produkte herstellen |
| Finanzen | Rechnungen, Zahlungen, Buchhaltungsexport | Sie Zahlen aktuell brauchen |
| Personal und Projekte | Zeiten, Einsätze, Projektkosten | Sie Leistungen nach Aufwand abrechnen |
Die meisten kleinen Betriebe brauchen nur zwei oder drei Module. Beim Export an Ihre Steuerberatung sollten Sie auf ein gängiges Format achten, etwa den Export im DATEV-Format.
Wer braucht ein ERP-System?
Am ehesten lohnt sich ein ERP-System, wenn Sie Ware lagern, etwas herstellen oder viele Materialbewegungen haben, etwa im Handel, in der Fertigung oder im Großhandel. Auch mehrere Standorte, Chargen oder Seriennummern sprechen dafür. Dann entstehen Fehler vor allem dadurch, dass Bestand, Bestellung und Rechnung nicht zusammenpassen.
Ein Dienstleister mit wenigen Mitarbeitenden braucht meist keins. Kundenverwaltung, Angebote und Rechnungen lassen sich mit einem CRM und einem Rechnungsprogramm abdecken. Den Unterschied der beiden Systeme erklärt CRM oder ERP: Der Unterschied.
Woran erkennen Sie, dass es zu früh oder zu spät ist?
Zu früh ist es, wenn Ihre Abläufe noch nicht klar sind, wenn jede Person anders arbeitet oder wenn Excel gut funktioniert. Eine Software bildet Abläufe ab; sie schafft keine. Klären Sie zuerst, wie ein Auftrag von der Anfrage bis zur Zahlung läuft.
Zu spät ist es, wenn Sie Daten regelmäßig in mehrere Listen eintragen, Bestände nicht stimmen, der Monatsabschluss Tage dauert oder niemand weiß, welche Aufträge Gewinn bringen. Dann lohnt sich ein System, weil der Preis des Nichtstuns bereits sichtbar ist.
Wie gehen Sie Schritt für Schritt vor?
Beginnen Sie mit dem Bereich, in dem es am meisten wehtut, etwa Lagerbestand oder Rechnungen. Beschreiben Sie den Ablauf auf einer Seite, wählen Sie ein passendes Werkzeug und führen Sie zunächst ein Modul ein. Verbinden Sie weitere Systeme später über Schnittstellen, statt alles auf einmal zu ersetzen. Ob Standardsoftware oder eine eigene Lösung besser passt, klärt Standardsoftware oder Individualsoftware.
- Ablauf vom Auftrag bis zur Zahlung auf einer Seite beschrieben
- Stellen notiert, an denen Daten doppelt erfasst werden
- Notwendige Module benannt, nicht alle verfügbaren
- Datenschutz, Standort und Datenexport geprüft
- Export für die Steuerberatung geklärt
- Mit einem Modul gestartet und Erfahrungen ausgewertet
Fazit: Erst Ablauf klären, dann Software wählen
Ein ERP-System ist ein mächtiges Werkzeug, aber nicht für jedes kleine Unternehmen der richtige erste Schritt. Klären Sie Ihren Ablauf, beginnen Sie mit einem Modul und erweitern Sie nach Bedarf. Wenn Sie wissen möchten, was in Ihrem Fall sinnvoll ist, informieren Sie sich über unsere Business-Systeme oder schildern Sie uns Ihren Ablauf.
