Eine Datenbank ist eine geordnete Sammlung von Daten, die so gespeichert ist, dass Programme sie schnell finden, verknüpfen und ändern können, auch wenn viele Personen gleichzeitig damit arbeiten. Anders als eine Excel-Tabelle erzwingt sie Regeln, etwa dass jede Bestellung zu einem existierenden Kunden gehört. Für Unternehmer ist sie vor allem dann wichtig, wenn aus einer Liste ein Geschäftsprozess wird.
Wie funktioniert eine Datenbank?
Die meisten Datenbanken im Geschäftsalltag sind relational. Sie bestehen aus Tabellen mit Zeilen (ein Datensatz, etwa ein Kunde) und Spalten (ein Merkmal, etwa die E-Mail-Adresse). Tabellen werden über Schlüssel verknüpft: Jede Bestellung enthält die Kundennummer, sodass das System alle Bestellungen eines Kunden sofort findet. Die Abfragesprache dafür heißt SQL.
Die Datenbank prüft außerdem Regeln. Sie stellt sicher, dass eine Kundennummer nur einmal existiert, dass ein Datum wie ein Datum aussieht und dass keine Bestellung zu einem gelöschten Kunden ohne Ergebnis übrig bleibt. Bekannte Systeme sind PostgreSQL, MySQL und MariaDB sowie das leichte SQLite.
Wo liegen die Grenzen von Excel?
Eine Tabelle ist ideal für Listen, Berechnungen und schnelle Auswertungen. Probleme entstehen, wenn mehrere Personen gleichzeitig arbeiten, Daten verknüpft sind oder die Liste wächst. Dann häufen sich Fehler: doppelte Kunden, überschriebene Zellen, sortierte Spalten, bei denen eine Spalte nicht mitgewandert ist, und Dateinamen wie „Kundenliste_final_neu2“.
| Kriterium | Tabelle (Excel) | Datenbank |
|---|---|---|
| Gleichzeitige Bearbeitung | Anfällig für Konflikte und Kopien | Vorgesehen, Änderungen werden abgeglichen |
| Verknüpfungen | Von Hand, fehleranfällig | Über Schlüssel und Regeln abgesichert |
| Zugriffsrechte | Pro Datei | Pro Nutzer, Tabelle oder Aktion |
| Datenmenge | Wird mit Größe langsam | Für große Mengen ausgelegt |
| Nachvollziehbarkeit | Gering | Protokolle und Historie möglich |
| Einrichtung | Sofort | Braucht Planung |
Excel genügt, wenn eine Person eine überschaubare Liste pflegt und niemand sonst sie ändert. Sobald aus der Liste ein geteilter Bestand wird, lohnt sich der Schritt zu einer Datenbank, meist versteckt in einer Anwendung wie CRM, Shop oder Buchungssystem.
Wie sichern Sie Ihre Datenbank?
Eine Datenbank enthält oft Ihr wichtigstes Kapital: Kunden, Aufträge, Rechnungen. Verlieren Sie sie, steht der Betrieb still. Die Faustregel heißt 3-2-1: drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Speichermedien, davon eine an einem anderen Ort. Sie ist eine verbreitete Empfehlung und kein Gesetz. Dazu gehören automatische Sicherungen, Verschlüsselung der Sicherungskopien und der Zugriff nur für wenige Personen.
Personenbezogene Daten schützen Sie nach Art. 32 DSGVO mit angemessenen technischen und organisatorischen Maßnahmen. Dazu zählen Zugriffsrechte, Verschlüsselung und Sicherungen. Das ist keine Rechtsberatung. Mehr zu Kundendaten finden Sie in Wann lohnt sich ein CRM für kleine Unternehmen?.
Wann brauchen Sie eine eigene Datenbank?
Sie nutzen bereits Datenbanken, ohne sie zu sehen: im CMS Ihrer Website, im Shop oder im Buchungstool. Eine eigene, auf Ihren Ablauf zugeschnittene Datenbank brauchen Sie, wenn Ihre Daten in mehreren Tabellen, Listen und Programmen verteilt sind und Sie sie zusammenführen, auswerten oder automatisch an andere Systeme weitergeben wollen. Programme reden dabei über Schnittstellen, wie in Was ist eine API? beschrieben.
Bei WebDrift entstehen solche Lösungen im Rahmen der Business-Systeme, ab 3.900 € zuzüglich 149 € im Monat für Hosting und Support. Alle Preise sind Endpreise nach § 19 UStG.
- Liste aller Orte erstellt, an denen Kunden- und Auftragsdaten liegen
- Geteilte Tabellen mit mehreren Bearbeitern als Risiko markiert
- Automatische Sicherung eingerichtet, mit Kopie an anderem Ort
- Wiederherstellung mindestens einmal getestet
- Zugriffsrechte nach Aufgabe vergeben
- Datenschutz und Löschfristen geklärt
Fazit: Erst ordnen, dann absichern
Eine Datenbank ist kein Hexenwerk, sondern geordnete Buchführung für Daten. Prüfen Sie, wo Ihre wichtigsten Daten liegen, und sichern Sie sie so, dass Sie sie im Ernstfall zurückholen können. Wenn Ihre Tabellen an Grenzen stoßen, schildern Sie uns Ihren Ablauf.
