Ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer muss Rechnungen mit allen Pflichtangaben erzeugen, fortlaufend und eindeutig nummerieren, ohne Umsatzsteuerausweis gemäß § 19 UStG arbeiten und abgeschlossene Rechnungen unveränderbar archivieren. Der Beitrag fasst zusammen, worauf Sie achten sollten. Er ist keine Steuerberatung; für Ihren Einzelfall fragen Sie Ihre Steuerberatung.
Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?
Die Pflichtangaben stehen in § 14 Abs. 4 UStG. Dazu gehören Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung und das Entgelt.
Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Üblich ist ein Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Weisen Sie die Steuer dennoch gesondert aus, kann sie nach § 14c UStG geschuldet sein. Für Rechnungen bis 250 € brutto gelten nach § 33 UStDV erleichterte Angaben. Seit 2025 liegt die Grenze für die Kleinunternehmerregelung bei 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr.
Was muss ein Rechnungsprogramm technisch können?
Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Anforderungen und eine Prüffrage.
| Anforderung | Warum | Prüffrage |
|---|---|---|
| Vorlage mit Pflichtangaben | Fehlerhafte Rechnungen verursachen Rückfragen | Sind alle Pflichtfelder und der § 19-Hinweis enthalten? |
| Fortlaufende, eindeutige Nummern | Lücken und Doppelungen fallen bei Prüfungen auf | Vergibt das Programm Nummern selbst? |
| Festschreiben und Storno | Geänderte Belege gefährden die Ordnungsmäßigkeit | Wird eine Rechnung nach Versand gesperrt? |
| Archiv und Export | Aufbewahrung und Weitergabe an Steuerberatung | Gibt es Export, etwa als CSV oder im DATEV-Format? |
| Zahlungsstatus und Erinnerung | Offene Posten kosten Liquidität | Zeigt es Fälligkeit und überfällige Rechnungen? |
| Umstellung auf Regelbesteuerung | Die Umsatzgrenze kann überschritten werden | Lässt sich Umsatzsteuer später zuschalten? |
Die Grundsätze der GoBD (Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit) gelten für steuerlich relevante Aufzeichnungen auch bei Einnahmenüberschussrechnung. Ein gutes Programm erleichtert die Einhaltung, ersetzt aber nicht die Verantwortung. Dokumentieren Sie, wie Sie Rechnungen erstellen, ablegen und sichern.
Wie gehen Sie mit der E-Rechnung um?
Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen im Geschäftsverkehr mit anderen Unternehmen empfangen können. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, etwa im Format XRechnung oder ZUGFeRD; ein einfaches PDF gilt dafür nicht. Die Ausstellungspflicht wird schrittweise eingeführt. Kleinunternehmer sind davon ausgenommen. Legen Sie sich dennoch ein Postfach an, in dem E-Rechnungen ankommen, und prüfen Sie, ob Ihr Programm sie lesen kann. Die Regeln entwickeln sich weiter; prüfen Sie den aktuellen Stand bei Ihrer Steuerberatung.
Wann lohnt sich eine eigene Lösung?
Ein Standardprogramm genügt, solange Ihr Ablauf einfach ist. Eine eigene Lösung lohnt sich, wenn die Rechnung automatisch aus Anfrage, Buchung oder Auftrag entstehen soll, wenn Kunden Rechnungen in einem Portal abrufen oder wenn mehrere Systeme zusammenspielen. Bei WebDrift entstehen solche Business-Systeme ab 3.900 € zuzüglich 149 € im Monat für Hosting und Support. Alle Preise sind Endpreise nach § 19 UStG. Wie Rechnungen in einen größeren Ablauf passen, zeigt Geschäftsprozesse digitalisieren, den Weg von der Anfrage zur Kundenverwaltung beschreibt Warum Ihre Website ein CRM füttern sollte.
- Vorlage enthält alle Pflichtangaben und den Hinweis nach § 19 UStG
- Rechnungsnummern werden fortlaufend und eindeutig vergeben
- Versandte Rechnungen lassen sich nicht unbemerkt ändern
- Archiv, Sicherung und Export für die Steuerberatung sind geklärt
- Empfang von E-Rechnungen ist vorbereitet
- Umsatzgrenzen werden beobachtet, Umstellung auf Regelbesteuerung ist möglich
Fazit: Sauber, fortlaufend, nachvollziehbar
Ein gutes Rechnungsprogramm nimmt Ihnen Routinearbeit ab und hilft, Fehler zu vermeiden. Beginnen Sie einfach, achten Sie auf Nummern, Pflichtangaben und Archiv und besprechen Sie Zweifelsfälle mit Ihrer Steuerberatung. Wenn Sie Rechnungen in einen automatischen Ablauf einbinden möchten, schildern Sie uns Ihren Ablauf.
