Ein einfaches System für Angebote und Rechnungen besteht aus vier Dingen: Vorlagen mit allen Pflichtangaben, einer festen Nummerierung, klaren Zahlungszielen und einer Liste offener Posten, die Sie schnell prüfen können. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie mit wenig Aufwand vom Zettelchaos dorthin kommen. Er ist keine Steuerberatung; Einzelfragen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Was gehört in ein Angebot?
Ein gutes Angebot verhindert Streit, bevor er entsteht. Es enthält beide Parteien, Datum und Nummer, eine Beschreibung der Leistung mit Umfang und Ausschlüssen, Preise getrennt nach Arbeit und Material, die Gültigkeitsdauer, den voraussichtlichen Zeitraum und die Zahlungsbedingungen. Streit entsteht selten über die Arbeit selbst, sondern über Dinge, die nirgends standen: Wer entsorgt den Bauschutt, ist das Gerüst im Preis, was gilt, wenn hinter der Wand etwas Unerwartetes auftaucht? Ein Absatz dazu im Angebot erspart viele Rückfragen.
Angebote zählen als Geschäftsbriefe und sind nach § 147 AO sechs Jahre aufzubewahren, Rechnungen als Buchungsbelege acht Jahre.
Was muss auf der Rechnung stehen?
Die Pflichtangaben regelt § 14 UStG. Dazu gehören Name und Anschrift von Ihnen und dem Kunden, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer, Art und Menge der Leistung, der Zeitpunkt der Leistung und das Entgelt.
Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und vermerken das, zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Wer Umsatzsteuer schuldet, weist sie gesondert aus. Bei Bauleistungen an andere Unternehmen können Sonderregeln gelten (§ 13b UStG); klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung.
Bei Arbeiten an einem Grundstück für Privatpersonen gehört außerdem ein Hinweis auf deren Aufbewahrungspflicht auf die Rechnung (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 UStG). Weisen Sie Arbeits- und Materialkosten getrennt aus: Private Kunden können einen Teil der Arbeitskosten steuerlich geltend machen (§ 35a EStG), wenn sie per Überweisung zahlen.
Wie nummerieren Sie Angebote und Rechnungen?
Legen Sie ein Schema fest und halten Sie es ohne Ausnahme ein.
| Dokument | Schema | Beispiel |
|---|---|---|
| Angebot | A, Jahr, laufende Nummer | A-2026-001 |
| Rechnung | R, Jahr, laufende Nummer | R-2026-001 |
| Zahlungserinnerung | Rechnungsnummer plus Stufe | R-2026-001, Erinnerung 1 |
Drei Gewohnheiten halten das System sauber. Tragen Sie jedes Dokument am Tag der Ausstellung in Ihre Liste ein. Überspringen oder verwenden Sie keine Nummer doppelt. Ändern Sie versandte Rechnungen nicht, sondern stellen Sie bei Fehlern eine Korrektur oder Stornorechnung aus.
Wie bekommen Sie pünktliche Zahlungen?
Die meisten späten Zahlungen sind Vergesslichkeit, keine Absicht. Nennen Sie ein klares Zahlungsziel auf der Rechnung, zum Beispiel „zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“, und versenden Sie die Rechnung am Tag der Fertigstellung. Erinnern Sie nach Ablauf der Frist kurz und sachlich.
Verzug tritt nach § 286 BGB in der Regel nach einer Mahnung ein, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn die Rechnung besonders darauf hinweist. Eine einfache Erinnerung könnte lauten: „Nach unseren Unterlagen ist die Rechnung R-2026-001 über [Betrag] noch offen. Bitte überweisen Sie den Betrag bis zum [Datum] oder melden Sie sich bei Fragen.“
Wie behalten Sie offene Posten im Blick?
Sie brauchen dafür kein großes Programm. Eine Liste mit Nummer, Kunde, Betrag, Fälligkeit und Status genügt, einmal pro Woche geprüft. In unserem Paket für Handwerk und Selbstständige enthält das Komplett-Paket (299 € im Monat) die Nachverfolgung von Angeboten und Rechnungen. Rechnungen selbst schreiben Sie weiterhin in Ihrem Programm. Wie ein Rechnungsprogramm beschaffen sein sollte, beschreibt Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer; wie sich Abläufe automatisieren lassen, zeigt Angebote und Rechnungen automatisieren. Alle Preise sind Endpreise nach § 19 UStG bei 24 Monaten Laufzeit.
- Angebotsvorlage mit Umfang, Ausschlüssen, Gültigkeit und Zahlungsbedingungen
- Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben und Hinweis nach § 19 UStG
- Nummernschema festgelegt und ohne Lücken angewendet
- Arbeits- und Materialkosten getrennt ausgewiesen
- Zahlungsziel auf jeder Rechnung, Erinnerungstext vorbereitet
- Liste offener Posten einmal pro Woche geprüft
- Aufbewahrung geregelt: Rechnungen acht, Angebote sechs Jahre
Fazit: Ein Nachmittag, der sich wiederholt auszahlt
Ziel ist kein perfektes Programm, sondern ein Ablauf, den Sie wirklich einhalten: gute Vorlagen, feste Nummern, klare Fristen und eine kurze wöchentliche Prüfung. Wenn Sie das gemeinsam mit Website und Terminbuchung aufsetzen möchten, sprechen Sie mit uns.
