Mit einer Online-Terminbuchung wählen Kunden selbst einen freien Termin, erhalten eine Bestätigung und eine Erinnerung, und Sie beantworten weniger Anrufe, während Sie am Stuhl stehen. Erinnerungen und klare Stornoregeln verringern außerdem Termine, die vergessen werden, sogenannte No-Shows. Dieser Beitrag zeigt die Funktionen, rechnet die Zeitersparnis mit angenommenen Zahlen vor und nennt, was Sie vor der Auswahl prüfen sollten.
Was leistet eine Online-Terminbuchung im Salon?
Die Buchungsseite ersetzt den Anruf an der Theke. Der Kunde öffnet Ihre Seite, wählt Leistung und Person und sieht nur freie Zeiten. Das System übernimmt dann die Routine:
- Freie Zeiten pro Leistung: Dauer, Pufferzeiten und Pausen sind hinterlegt, sodass nur passende Fenster erscheinen.
- Bestätigung und Erinnerung: per E-Mail oder SMS, mit Link zum Umbuchen oder Absagen.
- Teamkalender: Jede Person hat einen eigenen Kalender, eine Buchung sperrt die Zeit sofort.
- Anzahlung (optional): bei Leistungen mit hohem Ausfallrisiko, über einen Zahlungsdienst.
Sagt ein Kunde kurzfristig ab, wird die Zeit sofort wieder frei. Das leistet weder eine Papierliste noch ein geteilter Kalender von selbst. Allgemeine Kriterien für die Auswahl finden Sie in Online-Terminbuchung für kleine Unternehmen: Worauf es ankommt.
Was sparen Sie pro Woche?
Die Ersparnis hängt von Ihrer Auslastung ab. Das folgende Rechenbeispiel beruht auf angenommenen Zahlen und ist keine Erfahrungsangabe. Setzen Sie Ihre eigenen Werte ein.
| Annahme | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| 50 Anrufe pro Woche für Termine, je 3 Minuten | 50 × 3 Minuten | 150 Minuten, etwa 2,5 Stunden |
| 60 % der Termine werden online gebucht | 60 % von 150 Minuten | rund 90 Minuten weniger Telefonzeit |
| 3 vergessene Termine pro Woche, je 45 Minuten Stuhlzeit | 3 × 45 Minuten | 135 Minuten leere Zeit |
| Erinnerungen verhindern einen davon | 1 × 45 Minuten | 45 Minuten zurückgewonnen |
In diesem Beispiel kommen anderthalb Stunden Telefonzeit und eine Dreiviertelstunde Stuhlzeit pro Woche zusammen. Sie ersetzen nicht Ihre Arbeit, geben aber Zeit für Kundinnen und Kunden zurück.
Wie funktionieren Teamkalender und Leistungen?
Bei zwei oder mehr Personen muss das System wissen, wer was anbietet. Ein Herrenhaarschnitt ist beim ganzen Team buchbar, eine Coloration nur bei qualifizierten Personen. Pausen, Schulungstage und Urlaub bleiben aus den freien Zeiten heraus. Wird eine Zeit gebucht, verschwindet sie in allen betroffenen Kalendern zugleich.
Das ist der häufigste Grund, warum ein gemeinsamer Papier- oder Tabellenkalender scheitert: Niemand aktualisiert ihn schnell genug. Ein Buchungssystem tut es in der Sekunde der Buchung.
Wie gehen Sie mit Erinnerungen, Stornoregeln und Anzahlung um?
Die Erinnerung ist die einfachste Maßnahme gegen vergessene Termine. Eine kurze Nachricht am Vortag mit Link zum Umbuchen lässt Kunden den Termin ohne Anruf ändern. Sie gehört zur gebuchten Leistung. Enthält die Nachricht Werbung, gelten die strengeren Regeln des § 7 UWG und Sie brauchen eine Einwilligung.
Eine Anzahlung oder eine Stornogebühr kann bei langen Leistungen sinnvoll sein. Regeln Sie sie vorab, sichtbar im Buchungsablauf und in angemessener Höhe, und sagen Sie klar, wann sie erstattet wird. Fragen Sie im Zweifel rechtlichen Rat. Personenbezogene Daten verarbeitet das System nach der DSGVO: Klären Sie Auftragsverarbeitung und Speicherort.
Was ist im WebDrift-Paket enthalten?
In unserem Paket für Handwerk und Selbstständige enthält Start (99 € im Monat) ein Kontakt- und Buchungsanfrageformular. Online-Termine mit Kalender und Erinnerungen gibt es ab Pro (199 € im Monat). Anzahlungen und aufwendige Teamkalender gehören nicht zum Paket. Ob es zu Ihrem Salon passt oder ein spezialisiertes Buchungswerkzeug sinnvoller ist, klären wir ehrlich im Gespräch. Alle Preise sind Endpreise nach § 19 UStG bei 24 Monaten Laufzeit.
- Leistungen mit Dauer und Pufferzeit aufgelistet
- Kalender pro Person eingerichtet, Pausen und freie Tage hinterlegt
- Bestätigung, Erinnerung, Umbuchung und Absage selbst ausprobiert
- Buchungsseite am Smartphone getestet
- Regeln für Anzahlung und Storno festgelegt und sichtbar gemacht
- Auftragsverarbeitung, Speicherort und Datenexport geklärt
- Erinnerungstext ohne Werbung formuliert
Fazit: Weniger Telefon, mehr Stuhlzeit
Online-Terminbuchung entlastet das Telefon und macht Termine verlässlicher, wenn sie zu Ihrem Ablauf passt. Beginnen Sie mit einfachen Regeln und erweitern Sie nach Bedarf. Wenn Sie sehen möchten, wie das in Ihre Website passt, sprechen Sie mit uns. Verwandt ist Terminbuchung automatisieren.
