Standardsoftware ist schneller und günstiger zu starten, Individualsoftware passt genauer und macht unabhängiger; welche besser ist, entscheiden Gesamtkosten über mehrere Jahre, Passgenauigkeit und Abhängigkeit. Für viele kleine Unternehmen ist ein Mittelweg sinnvoll: Standard für das Übliche, Eigenbau nur dort, wo Ihr Ablauf besonders ist. Dieser Beitrag hilft bei der Entscheidung.
Was unterscheidet Standard- und Individualsoftware?
Standardsoftware ist ein fertiges Produkt für viele Kunden, das Sie einrichten und nutzen. Individualsoftware wird für Ihren Ablauf gebaut. Dazwischen liegt der Hybrid: Sie nutzen ein Standardprodukt und ergänzen Anpassungen, Schnittstellen oder einzelne Eigenentwicklungen.
| Kriterium | Standardsoftware | Individualsoftware | Hybrid |
|---|---|---|---|
| Startgeschwindigkeit | Tage bis Wochen | Wochen bis Monate | Wochen |
| Passgenauigkeit | Mittel, Sie passen sich an | Hoch, die Software passt sich an | Hoch bei den wichtigen Teilen |
| Anfangskosten | Niedrig | Höher | Mittel |
| Laufende Kosten | Gebühren pro Nutzer oder Funktion | Betrieb und Pflege | Beides, in kleinerem Umfang |
| Abhängigkeit | Vom Anbieter | Vom Entwickler, vertraglich regelbar | Gemischt |
Wie vergleichen Sie die Gesamtkosten?
Rechnen Sie über fünf Jahre. Ein Beispiel mit angenommenen Zahlen, das keine Marktangabe ist: Fünf Personen nutzen ein Standardprodukt für je 30 € im Monat. Das sind 150 € im Monat und 9.000 € in fünf Jahren. Eine individuelle Lösung, etwa ein Business-System für 8.900 € mit 149 € im Monat für Hosting und Support, kommt in fünf Jahren auf 17.840 €.
Dieser Vergleich allein spricht für Standard. Hinzu kommen jedoch Kosten, die selten im Angebot stehen: Behelfslösungen, Zusatzmodule, Schulung und Schnittstellen. Verlieren fünf Personen wegen umständlicher Abläufe gemeinsam zwei Stunden pro Woche, sind das über fünf Jahre rund 500 Stunden. Setzen Sie eigene Stundensätze ein, dann sehen Sie, ob Passgenauigkeit den Mehrpreis rechtfertigt. Alle genannten WebDrift-Preise sind Endpreise nach § 19 UStG.
Wie vermeiden Sie Abhängigkeit vom Anbieter?
Bei Standardsoftware besteht das Risiko darin, dass der Anbieter Preise erhöht, Funktionen streicht oder das Produkt einstellt. Bei Individualsoftware hängen Sie vom Entwickler ab, wenn Wissen und Code nur dort liegen. Die Fachsprache nennt das Vendor-Lock-in.
Mindern Sie das Risiko gezielt. Prüfen Sie bei Standardsoftware, ob Sie Ihre Daten vollständig exportieren können und ob eine dokumentierte Schnittstelle existiert. Nach Art. 20 DSGVO können Sie bei personenbezogenen Daten unter bestimmten Voraussetzungen die Herausgabe in einem gängigen Format verlangen. Vereinbaren Sie bei Individualsoftware schriftlich, dass Quellcode, Daten und Dokumentation an Sie gehen. Das ist keine Rechtsberatung.
Wann ist der Hybrid die richtige Lösung?
Der Hybrid eignet sich, wenn ein Teil Ihres Ablaufs Standard ist und ein anderer Teil Ihr Geschäft auszeichnet. Buchhaltung, Kalender und E-Mail sind in der Regel Standard. Ein besonderes Angebotsverfahren, ein Kundenportal oder eine branchenspezifische Berechnung können sich dagegen als Eigenbau lohnen.
Verbinden Sie beides über eine Schnittstelle (Was ist eine API?). So tauschen Sie einzelne Teile später aus, ohne alles neu zu bauen. Mehr zur Entscheidung für eine eigene Lösung lesen Sie in Individuelle Business-Software: Wann sich ein Kundenportal oder Dashboard wirklich lohnt.
- Ablauf beschrieben und benannt, was Standard ist und was Ihr Geschäft auszeichnet
- Gesamtkosten über fünf Jahre für jede Option gerechnet
- Zeitverlust durch Behelfslösungen geschätzt
- Datenexport und Schnittstelle bei Standardsoftware geprüft
- Eigentum an Code, Daten und Dokumentation bei Individualsoftware vereinbart
- Hybrid-Variante mit einem kleinen ersten Schritt geprüft
Fazit: Standard, wo möglich, individuell, wo nötig
Die richtige Entscheidung folgt aus Ihrem Ablauf, nicht aus einer Vorliebe. Nutzen Sie Standardsoftware für das Übliche und bauen Sie nur das selbst, was Sie unterscheidet. Wenn Sie wissen möchten, wo in Ihrem Fall die Grenze liegt, informieren Sie sich über unsere Business-Systeme oder schildern Sie uns Ihren Ablauf.
