Sie digitalisieren Geschäftsprozesse am besten in fünf Schritten: Ablauf erfassen, messen, vereinfachen, Werkzeug wählen und erst dann automatisieren. Kleine Teams profitieren dabei am meisten, wenn sie mit einem einzelnen Ablauf beginnen, etwa von der Anfrage bis zur Rechnung. Die Methode verhindert, dass ein schlechter Ablauf lediglich digital wird.
Was sind die fünf Schritte?
Die folgende Tabelle zeigt die Methode auf einen Blick.
| Schritt | Leitfrage | Ergebnis |
|---|---|---|
| 1. Erfassen | Wie läuft der Prozess heute ab? | Skizze mit Schritten, Personen, Werkzeugen |
| 2. Messen | Wo verlieren wir Zeit oder machen Fehler? | Dauer, Wartezeiten, Stellen mit Doppelerfassung |
| 3. Vereinfachen | Welche Schritte sind überflüssig? | Kürzerer Soll-Ablauf |
| 4. Werkzeug wählen | Welches Werkzeug passt zum Soll-Ablauf? | Kurze Liste mit Kriterien |
| 5. Automatisieren | Was läuft künftig von selbst? | Automatische Routinen, Mensch entscheidet Ausnahmen |
Wie läuft das an einem Beispiel ab?
Ein kleiner Handwerksbetrieb bearbeitet Anfragen so: Sie kommen per Telefon, E-Mail und Formular, werden auf Zetteln notiert, in einer Tabelle erfasst, als Angebot in Word geschrieben und per E-Mail verschickt. Später entsteht die Rechnung ebenfalls in Word.
Schritt 1 und 2: Die Skizze zeigt fünf Stationen und drei Stellen, an denen Daten neu getippt werden. Angenommen, der Betrieb erhält 20 Anfragen im Monat und verliert pro Anfrage 25 Minuten durch Nachtippen und Suchen. Das sind 500 Minuten, rund acht Stunden im Monat. Die Zahlen sind angenommen; messen Sie Ihre eigenen.
Schritt 3: Ein einziger Eingang statt dreier, eine Angebotsvorlage statt freier Formulierung, die Rechnung direkt aus dem Auftrag. Schritt 4 und 5: Ein Formular legt die Anfrage in der Kundenverwaltung an, die Vorlage erzeugt das Angebot, Erinnerungen fassen nach. Wie das im Detail aussieht, beschreibt Warum Ihre Website ein CRM füttern sollte.
Warum sollten Sie zuerst vereinfachen?
Ein schlechter Ablauf, den Sie digitalisieren, bleibt ein schlechter Ablauf, nur schneller. Fragen Sie bei jedem Schritt: Wird er wirklich gebraucht? Wer schaut sich das Ergebnis an? Gibt es Schritte, die nur aus Gewohnheit bestehen? Typische Kandidaten sind Freigaben, die niemand prüft, Kopien an mehrere Personen oder das Übertragen von Daten in eine zweite Liste. Streichen Sie, was sich streichen lässt, und legen Sie fest, wer wann entscheidet.
Hilfreich ist eine einheitliche Darstellung. Für kleine Teams reicht eine Skizze, bei größeren Abläufen bietet sich die Notation BPMN an. Wichtiger als das Format ist, dass alle Beteiligten den Ablauf gleich verstehen.
Wie wählen Sie ein Werkzeug aus?
Wählen Sie nach dem Soll-Ablauf, nicht nach Funktionslisten. Prüfen Sie, ob das Werkzeug Schnittstellen bietet, ob Sie Daten exportieren können, wo die Daten liegen und ob Ihr Team es ohne lange Schulung bedienen kann. Für Anfragen, Angebote und Rechnungen genügen oft ein CRM und ein Rechnungsprogramm. Ob Standard oder Eigenbau besser passt, klärt Standardsoftware oder Individualsoftware.
Bei der Automatisierung gilt: Routine automatisieren, Ausnahmen dem Menschen überlassen. Eine Eingangsbestätigung darf von selbst kommen, ein ungewöhnliches Angebot sollte jemand prüfen. Wer Kundendaten verarbeitet, beachtet zudem Datenschutz und Zugriffsrechte. Nach vier Wochen messen Sie erneut und vergleichen mit den Ausgangszahlen. Wie Sie die Ergebnisse dauerhaft beobachten, zeigt Business-Dashboards: Welche Kennzahlen ein kleines Unternehmen wirklich braucht.
- Einen Prozess gewählt, der Zeit oder Fehler verursacht
- Ist-Ablauf auf Papier skizziert, mit Personen und Werkzeugen
- Dauer und Doppelerfassungen gemessen
- Überflüssige Schritte gestrichen, Soll-Ablauf beschrieben
- Werkzeug nach Schnittstelle, Export, Datenschutz und Bedienbarkeit geprüft
- Routine automatisiert, Ausnahmen bleiben beim Menschen
- Nach vier Wochen erneut gemessen
Fazit: Ein Prozess, fünf Schritte, messbarer Nutzen
Digitalisieren heißt nicht, Software zu kaufen, sondern einen Ablauf besser zu machen. Beginnen Sie klein, messen Sie vorher und nachher und erweitern Sie erst, wenn der erste Ablauf trägt. Wenn Sie dabei Unterstützung möchten, informieren Sie sich über unsere Business-Systeme oder schildern Sie uns Ihren Ablauf.
