Ein kleines Unternehmen braucht ein Dashboard mit etwa acht Kennzahlen: Umsatz, neue Anfragen, Abschlussquote, offene Angebote, überfällige Rechnungen, Marge, Auslastung und Kundenfeedback. Mehr Zahlen schaffen selten mehr Klarheit. Entscheidend ist, dass jede Kennzahl eine Entscheidung vorbereitet und regelmäßig angesehen wird.
Welche acht Kennzahlen lohnen sich?
Die folgende Tabelle zeigt acht Kennzahlen mit der Frage, die sie beantworten, und der üblichen Datenquelle.
| Kennzahl | Leitfrage | Datenquelle |
|---|---|---|
| Umsatz pro Monat | Liegen wir im Plan? | Rechnungsprogramm |
| Neue Anfragen | Kommen genug Interessenten? | Kundenverwaltung, Website-Formular |
| Abschlussquote | Wie viele Angebote werden Aufträge? | Kundenverwaltung |
| Offene Angebote | Wie viel steht aus? | Kundenverwaltung |
| Überfällige Rechnungen | Wo fehlt Geld? | Rechnungsprogramm |
| Marge pro Leistung | Woran verdienen wir? | Rechnungen und Kosten |
| Auslastung | Wie viel Zeit ist verrechenbar? | Kalender, Zeiterfassung |
| Kundenfeedback | Wie zufrieden sind Kunden? | Bewertungsprofil, Umfrage |
Wählen Sie nur aus, was Sie tatsächlich beeinflussen können. Ein Betrieb ohne Lager braucht keine Lagerumschlagszahl. Eine Kennzahl ohne Handlungsoption ist Dekoration.
Welche Kennzahlen sollten Sie meiden?
Meiden Sie Zahlen, die gut aussehen, aber keine Entscheidung verbessern, sogenannte Vanity Metrics. Dazu zählen Seitenaufrufe oder Follower ohne Bezug zu Anfragen und Aufträgen. Fragen Sie bei jeder Zahl: Was würde ich anders machen, wenn sie steigt oder fällt? Fällt Ihnen nichts ein, streichen Sie sie.
Achten Sie außerdem auf die Datenqualität. Ein Dashboard zeigt nur, was eingetragen wurde. Wenn Anfragen nicht erfasst oder Rechnungen spät gebucht werden, liefert die schönste Grafik falsche Sicherheit.
Wie bauen Sie ein einfaches Dashboard auf?
Beginnen Sie mit einer Tabelle, in der Sie die acht Zahlen monatlich eintragen. Wenn Sie nach einigen Wochen merken, dass sich die Mühe lohnt, lassen sich die Zahlen automatisch aus Ihren Werkzeugen ziehen. Ein eigenes Dashboard bringt die Daten aus Rechnungsprogramm, Kundenverwaltung und Kalender auf einer Seite zusammen. Wann das sinnvoll ist, erklärt Individuelle Business-Software: Wann sich ein Kundenportal oder Dashboard wirklich lohnt.
Gestalten Sie die Seite schlicht: wenige große Zahlen, jeweils mit Vergleich zum Ziel oder Vormonat, Farbe nur bei Abweichungen, ein Liniendiagramm für den Umsatz. Benennen Sie eine Person, die das Dashboard pflegt und die Zahlen erklärt. Wer Kundendaten auswertet, hält außerdem Datenschutz und Zugriffsrechte im Blick.
Wie lesen Sie die Zahlen richtig?
Betrachten Sie Kennzahlen immer im Zusammenhang. Viele Anfragen bei niedriger Abschlussquote deuten auf unpassende Anfragen oder schwache Angebote hin. Wenige Anfragen bei hoher Abschlussquote sprechen dafür, dass Sie gut verkaufen, aber zu selten gefunden werden. Steigt der Umsatz bei sinkender Marge, verkaufen Sie möglicherweise zu günstig.
Bewerten Sie Trends über mindestens drei Monate statt einzelner Ausschläge. Saisonale Schwankungen erkennen Sie nur im Vergleich zum Vorjahr. Fragen Sie bei einer Abweichung zuerst nach dem Grund, nicht nach dem Schuldigen.
Wie verankern Sie die Zahlen im Alltag?
Legen Sie einen festen Termin fest, etwa montags für 15 Minuten. Drei Fragen genügen: Was hat sich verändert? Woran liegt das? Was tun wir diese Woche? Notieren Sie jede Entscheidung mit Datum, und prüfen Sie im Folgemonat, ob sie gewirkt hat. So wird aus dem Dashboard ein Steuerungsinstrument. Wenn Sie Anfragen und Angebote bisher nicht systematisch erfassen, hilft Wann lohnt sich ein CRM für kleine Unternehmen?.
- Acht Kennzahlen gewählt, jede mit Leitfrage
- Datenquelle je Kennzahl benannt
- Ziel oder Vergleichswert festgelegt
- Verantwortliche Person für Pflege und Erklärung benannt
- Wöchentlichen Termin von 15 Minuten im Kalender gesetzt
- Zahlen ohne Handlungsoption gestrichen
- Datenschutz und Zugriffsrechte geprüft
Fazit: Wenige Zahlen, dafür regelmäßig
Ein gutes Dashboard ist kurz, verständlich und wird benutzt. Beginnen Sie mit einer Tabelle, bleiben Sie bei acht Zahlen und verankern Sie den Blick darauf im Wochenablauf. Wenn Sie Daten aus mehreren Systemen automatisch zusammenführen möchten, informieren Sie sich über unsere Business-Systeme oder schildern Sie uns Ihre Situation.
