Ein CRM verwaltet Ihre Kundenbeziehungen vom ersten Kontakt bis zum Angebot, ein ERP-System wickelt Aufträge, Lager, Einkauf und Buchhaltung ab. Man spricht von Front Office und Back Office: Das CRM gewinnt Kunden, das ERP erfüllt den Auftrag. Was Sie zuerst brauchen, hängt davon ab, wo es in Ihrem Betrieb aktuell hakt.
Was ist der Unterschied zwischen CRM und ERP?
Die Tabelle stellt beide Systeme gegenüber.
| Kriterium | CRM | ERP |
|---|---|---|
| Bereich | Front Office: Vertrieb, Marketing, Kundenkontakt | Back Office: Abwicklung, Lager, Einkauf, Finanzen |
| Leitfrage | Wer interessiert sich für uns, wie weit ist das Gespräch? | Was wurde bestellt, geliefert und bezahlt? |
| Kerndaten | Kontakte, Anfragen, Gespräche, Angebote, Status | Artikel, Bestände, Aufträge, Rechnungen, Zahlungen |
| Typische Nutzer | Vertrieb, Geschäftsführung, Kundenservice | Lager, Einkauf, Buchhaltung, Produktion |
| Ergebnis | Mehr Abschlüsse, weniger vergessene Anfragen | Weniger Fehler, aktuelle Bestände und Zahlen |
Beide Systeme überschneiden sich bei Kundenstammdaten, Angeboten und Rechnungen. Deshalb entscheidet nicht der Name, sondern die Frage, wo bei Ihnen die meiste Zeit und die meisten Fehler entstehen.
Womit sollten Sie zuerst beginnen?
Fragen Sie sich, wo es am meisten wehtut. Gehen Anfragen verloren, werden Angebote nicht nachgefasst und wissen Sie nicht, wie viele Interessenten im Gespräch sind, beginnen Sie mit einem CRM. Stimmen dagegen Bestände nicht, werden Bestellungen doppelt erfasst oder dauert der Monatsabschluss Tage, brauchen Sie eher eine Warenwirtschaft oder ein ERP-System.
Für die meisten Dienstleister ist ein CRM mit Rechnungsprogramm ein guter Anfang. Händler mit Lager starten oft mit der Warenwirtschaft und ergänzen ein CRM später. Eine Entscheidungshilfe für das CRM finden Sie in Wann lohnt sich ein CRM für kleine Unternehmen?, eine Erklärung des anderen Systems in Was ist ein ERP-System?.
Manche Anbieter verkaufen beides als Paket. Das kann praktisch sein, bringt aber Abhängigkeit mit sich. Prüfen Sie, ob Sie Daten exportieren und einzelne Teile später austauschen können.
Wie arbeiten beide Systeme zusammen?
Sobald beide im Einsatz sind, entsteht Doppelarbeit, wenn Sie Daten von Hand von einem System ins andere übertragen. Dafür gibt es Schnittstellen: Wird im CRM ein Angebot angenommen, erzeugt das System automatisch einen Auftrag im ERP. Wird dort die Rechnung bezahlt, sieht der Vertrieb das im CRM. Technisch nutzen solche Verbindungen meist eine API, eine Schnittstelle, über die Programme miteinander sprechen. Mehr dazu in Was ist eine API?.
Wichtig ist eine klare Regel, welches System für welche Daten führend ist. Kundenstammdaten pflegen Sie zum Beispiel nur im CRM, Artikelbestände nur im ERP. Ohne diese Regel stehen irgendwann zwei verschiedene Adressen im System, und niemand weiß, welche stimmt.
Was kostet das Zusammenspiel?
Die Kosten hängen vom Umfang der Systeme und der Schnittstellen ab. Bei WebDrift beginnen Business-Systeme bei 3.900 € zuzüglich 149 € im Monat für Hosting und Support; der Preis richtet sich nach Umfang und Anbindungen. Alle Preise sind Endpreise nach § 19 UStG. Planen Sie zusätzlich Zeit für Datenübernahme und Schulung ein, denn sie kann mehr kosten als die Software selbst.
- Schmerzpunkte aufgeschrieben: verlorene Anfragen, Bestandsfehler, Doppelerfassung
- Entschieden, ob zuerst Vertrieb oder Abwicklung verbessert wird
- Festgelegt, welches System für welche Daten führend ist
- Schnittstellen zwischen den Systemen geklärt
- Zeit für Datenübernahme und Schulung eingeplant
- Mit einem System gestartet und Erfahrungen ausgewertet
Fazit: Erst den größten Schmerz lösen
CRM und ERP ergänzen sich, und keins muss sofort alles können. Lösen Sie zuerst das Problem, das Sie am meisten Zeit oder Kunden kostet, und verbinden Sie die Systeme, sobald beide laufen. Wenn Sie Hilfe bei der Reihenfolge möchten, schildern Sie uns Ihren Ablauf.
